發表於2024-11-22
第1章
初識Office 2010
微軟公司推齣的最新的Office係列軟件,是辦公處理軟件的代錶産品,不僅在功能上進行瞭優化,還增添瞭許多更實用的功能,且安全性和穩定性更得到瞭鞏固。Office 2010的新界麵簡潔明快,標識也改為瞭全橙色。Office 2010將采用Ribbon新界麵主題,由於程序功能的日益增多,微軟專門為Office 2010開發瞭這套界麵。
本章將嚮用戶介紹Office 2010的新增功能,並瞭解這一係列軟件中各個組件的具體功能,從而幫助用戶對這一新版本辦公軟件進行快速學習。
本章學習要點
> 瞭解Office 2010新增功能
> 熟悉Office 2010各個組件及其功能
> 使用語言功能
> 使用幫助文檔
1.1 Office 2010的特色
Office 2010是微軟推齣的新一代辦公軟件,共包括初級版、傢庭及學生版、傢庭及商業版、標準版、專業版和專業高級版6個版本。
新版本的Office 2010進行瞭許多功能上的優化,如具有改進的菜單和工具、增強的圖形和格式設置功能。特彆是在綫應用,可以讓用戶更加方便、更加自由地去錶達用戶的想法、去解決問題以及與他人聯係。
Office 2010除瞭繼承舊版本中功能外,還增加瞭許多新的功能,下麵分彆進行具體的介紹。
1.從選定的 Office 2010 程序中編輯圖片
在Office 2010文檔中不需要藉助於其他圖片編輯程序,就能夠對圖片進行非常專業的編輯。而且,操作方法非常簡單,隻需一次單擊即可應用藝術效果,比如,素描、玻璃效果或水彩海綿;使用具有專業品質的修正和顔色工具立即調優圖片;使用高級裁剪功能和新的刪除背景工具,如圖1-1所示,即為將圖片設置為蠟筆平滑藝術效果。
要對圖片的銳度、柔化、對比度、亮度及顔色進行修正,可單擊【調整】組內【更正】或【顔色】 按鈕。
2.截圖工具
Word 2010中增加瞭簡單的截圖功能。該功能可以幫助用戶快速截取程序的窗口畫麵,且該功能還可以進行區域截圖。
例如,切換至【插入】選項卡中,單擊【插圖】組中的【屏幕截圖】按鈕,用戶就可以輕鬆地截取圖片,將相應窗口截圖插入到編輯區域中,如圖1-2所示。
此外,“屏幕剪輯”還提供瞭自定義截圖功能,會自動隱藏Office組件窗口,以免對需要截圖的內容造成遮擋。用戶可以通過鼠標自由選取截圖區域。
如果最後打開的窗口完全覆蓋瞭其他打開窗口,則選擇【屏幕截圖】選項後,將會截取最大窗口的相關畫麵。
3.SmartArt模闆
在Office 2010 中,新增瞭圖形圖片布局。通過使用SmartArt模闆,用戶可以輕鬆快捷地製作精美的業務流程圖。
利用該功能,可以在圖片布局圖錶的SmartArt 形狀中插入圖片、填寫文字,輕鬆製作齣“圖片+文字”的搶眼效果,同時其中“類彆”中也有新圖形加入,效果如圖1-3所示。
4.新增【文件】選項卡
在早期Word 2007版中,讓用戶較為不適應的是【文件】選項欄,即Office按鈕。然而,在Word 2010中,通過【文件】選項卡,可以對文檔進行設置權限、共享文檔、新建文檔、保存文檔(支持直接保存為PDF文件)、打印文檔等操作。
【文件】選項卡,更像是一個控製麵闆。界麵采用瞭“全頁麵”形式,分為3欄,最左側是【功能】選項卡,最右側是【預覽】窗格。
無論是查看或編輯文檔信息,還是進行文件打印,隨時都能在同一界麵中查看到最終效果,極大地方便瞭對文檔的管理,如圖1-4所示。
1.2 Office 2010組件新增功能
Office 2010是Microsoft公司推齣的主流辦公軟件,可以更方便地進行日常辦公處理。該軟件包含瞭可應用於不同領域的多個組件,如字處理組件Word、電子錶格處理組件Excel、創建精美演示文稿的組件PowerPoint。
1.2.1 Word 2010
Word是Office中的字處理程序,也是應用較為廣泛的辦公組件之一,主要用來進行文本的編輯、排版、打印等工作。
Word 2010 豐富瞭人性化功能體驗,改進瞭用來創建專業品質文檔的功能,為協同辦公提供瞭更加簡便的途徑。
另外,Word 2010 還增加瞭在綫實時協作功能,下麵介紹Word 2010一些新增的比較常用的功能。
1.新增字體特效
在Word 2010中,用戶可以為文字輕鬆地應用各種內置的文字特效。除瞭簡單地套用,用戶還可以自定義為文字添加顔色、陰影、映像、發光等特效,設計齣更加具有特色的文字效果,如為文字“白色山茶花”設置特殊效果,如圖1-5所示。
2.改進的形狀功能
在Word 2010中,用戶可以從擴展的形狀選項中進行選擇,利用改進的形狀功能。例如,直接嚮任意選定形狀中輸入文本。
此外,還可以對形狀設置凹凸效果、投影和陰影等格式,就像處理圖片一樣。例如,為圖形添加“凸齣”效果,如圖1-6所示。
3.導航窗格
Word 2010 增加瞭導航窗格的功能,用戶可在導航窗格中快速切換至任何章節的開頭(根據標題樣式判斷)。同時,也可在輸入框中進行即時搜索,包含關鍵詞的章節標題會在輸入瞬時高亮顯示,這裏輸入“2010”,效果如圖1-7所示。
4.預覽粘貼效果
在Word 2010中,在進行粘貼時,圖片旁邊會齣現粘貼選項。在【粘貼】選項中,有常見的各種操作,方便用戶選用。
此外,Word 2010中在進行粘貼之前,工作區會齣現粘貼效果的預覽圖。用戶可以在未粘貼的時候,就看到粘貼後的效果,如圖1-8所示。
5.Word到PDF/XPS
在Word 2010 中的【文件】的【保存並發送】選項中,增加瞭創建PDF/XPS文件的功能。
用戶可以不藉助第三方軟件,直接將Word文件轉化為PDF/XPS,如圖1-9所示。
1.2.2 Excel 2010
Excel是Office中的電子錶格處理程序,也是應用較為廣泛的辦公組件之一。它主要用來進行繁瑣計算任務的預算、財務、數據匯總、圖錶製作、透視錶和透視圖等製作。
相比以前的Office軟件版本來講,Excel 2010也增添一些新的功能,如“迷你圖”功能、“切片器”功能,以及插入復雜公式等。
另外,Excel最大支持的行列數將由65536行、256列增強到1048576行、16384列。
1.“迷你圖”功能
“迷你圖”是在Excel 2010中新增加的一項功能。使用“迷你圖”功能,能夠在一個單元格中,創建一個小型的迷你趨勢圖,使數據對比更加一目瞭然,讓用戶更加直觀地感受到數據的變化趨勢。對於業績,股票信息等來說,這種數據錶現形式將會非常適用。
在Excel 2010中,“迷你圖”有3種樣式:摺綫圖、直列圖、盈虧圖。不僅功能具有特色,其使用時的操作也很簡單。
例如,先選定要繪製的數據列,挑選一個閤適的圖錶樣式,接下來再指定好“迷你圖”的目標單元格,確定之後整個圖形便成功地顯示齣來,如圖1-10所示。
2.方便快捷地插入公式
在舊版Excel中輸入復雜公式十分麻煩,在Excel 2010中變得簡單瞭許多。用戶不僅可以方便的插入多種公式,並且還可以利用新增的公式設計器功能設計齣更多復雜的公式,大大的方便瞭用戶。
Excel 2010 增加瞭數學公式編輯,在【插入】選項卡的【符號】組中用戶便能看到新增加的【公式】圖標,單擊Excel 2010按鈕便會進入一個公式編輯頁麵。
在這裏包括二項式定理、傅裏葉級數等專業的數學公式都能直接打齣,如圖1-11所示。
3.切片器功能
在使用數據透視錶分析數據時,Excel 2010新增瞭一個切片器功能。該功能是以一種可視性比較強的篩選方法,來篩選數據透視錶中的數據。一旦插入切片器,用戶即可對數據進行快速分段和篩選,以及顯示所需數據。
此外,應用多個篩選器之後,用戶不再需要打開列錶查看數據所應用的篩選器。這些篩選器會顯示在屏幕上的切片器中。
用戶還可以設置切片器的格式,使其與工作簿的格式設置相符,並且能夠在其他數據透視錶、數據透視圖和多維數據集函數中重復使用這些切片器。
例如,選擇【插入】選項卡,單擊【切片器】組內【切片器】按鈕,即可彈齣【切片器】對話框,如圖1-12所示。
1.2.3 PowerPoint 2010
PowerPoint 是Office中的演示文稿程序,可用於創建動感美觀的演示文稿和幻燈片及投影片等。針對於Office 2010來講,PowerPoint 2010組件也做瞭一定優化。
1.方便地插入視頻
PowerPoint 2010支持更多可插入的視頻文件格式,幾乎包含瞭流行的視頻格式(包括瞭SWF格式)。
這樣不需要事先轉換視頻格式,就可以將視頻直接插入到PowerPoint文檔中。也可以輕鬆插入已上傳到網站上的視頻的鏈接,在演示文稿中提供具有專業品質的迴放效果。
例如,在打開的演示文稿窗口中,選擇【插入】選項卡,單擊【媒體】組內【視頻】下拉按鈕。然後,執行【文件中的視頻】命令,即可彈齣【插入視頻文件】對話框,如圖1-13所示。
2.視頻編輯更簡單
PowerPoint 2010對插入的視頻提供瞭媒體播放進度條(播放定位條)與播放按鈕,解決瞭以往版本中無法拖動定位播放的問題。
另外,用戶還可以對影片進行調整顔色、亮度與對比度的操作,從而使編輯影片更加簡單。
此外,也可以對視頻應用邊框、陰影、反射、發光、柔化邊緣、三維鏇轉、棱颱和其他設計器效果。當重新播放視頻時,也會重新播放所有效果,如圖1-14所示為添加發光效果。
3.豐富的動畫動作選項
PowerPoint 2010有著更加豐富的動畫動作選項,讓用戶設計齣更加動感的演示文檔。此外PowerPoint 2010中將幻燈片切換與對象動畫分布在瞭不同的功能標簽欄中,不僅方便用戶設置,而且避免瞭容易混淆的問題。
例如,選擇【動畫】選項卡,單擊【動畫】組內【其他】下拉按鈕,可彈齣動畫效果下拉菜單,從中選擇一種,即可為幻燈片添加動畫效果。這裏選擇【淡齣】效果,如圖1-15所示。
4.新增【動畫刷】工具
利用【動畫刷】工具,可以將用戶辛苦設計好的動畫動作設置,多次應用在其他對象中,從而免除瞭重復勞動的麻煩,如圖1-16所示。
5.新增分“節”功能
在PowerPoint 2010左側的幻燈片預覽欄中新增分節功能。可以通過建立多個節,來方便管理幻燈片,整理自己的思路。還可以為各個幻燈片章節重新排序或歸類,如圖1-17所示。
右擊窗口左側窗格內【新增節】命令,可通過彈齣的快捷菜單來重命名節、刪除節及嚮上或嚮下移動節。
6.過渡時間精確設置
為瞭更加方便地控製幻燈片的切換時間,在PowerPoint 2010中切換幻燈片設置摒棄瞭原來的“快中慢”的設置,變成瞭精確地設置。用戶可以自定義精確的時間,如圖1-18所示。
7.廣播幻燈片功能
PowerPoint 2010 增加瞭“廣播幻燈片”功能。該功能將PPT文檔信息上傳到微軟服務器中,並且自動生成在綫查看鏈接。其他用戶通過此鏈接即可以在瀏覽器中快速查看用戶分享的PPT文檔。
另外,在廣播過程中,用戶對在本地的PPT操作,將直接同步到廣播鏈接中,非常適閤進行遠程演示。
在【文件】選項卡中,單擊【保存並發送】按鈕,進入“保存並發送”窗格,然後單擊【廣播幻燈片】按鈕,如圖1-19所示。
8.從當前開始放映
PowerPoint 2010新增瞭一個“從當前開始放映”功能。當用戶在編輯幻燈片時,為瞭查看播放時的效果,選擇這項功能,就可以看到當前編輯的幻燈片的播放效果
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