内容简介
本书以“ Office办公知识的讲解”为主,以“实际应用案例的解析”为辅,全面系统地对Office 2016应用程序中的六大组件进行了阐述。第1章概述Office 2016基本功能;第2章讲解Word文档编辑技巧,比如基本操作、表格使用、图文混排等;第3章讲解Excel数据处理技巧,包括工作表单元格的设置管理、数据的录入和处理、公式和函数的应用、数据统计分析等;低4章讲解幻灯片制作方法,包括基本操作、动画效果设计、放映和输出;第5章为数据库管理篇,讲解了Access基本操作、窗体对象、报表创建、数据查询等知识点;第6章为项目管理篇,介绍了Project 入门知识、任务的创建、资源的分配、项目文件的打印等知识。
作者简介
作者为Office一线教育与培训专家,曾任多个Office办公软件技术社区资深版主,较注重软件操作的基础知识,在许多操作功能上有独特见解,并积累了丰富的软件应用与办公项目实战经验,多年从事Office应用与培训工作,拥有十多年丰富的实践和培训经验,参与过多部Office软件及办公畅销书的编著工作。
内页插图
精彩书摘
MicrosoftOffice2016是在当前办公应用中,应用较为广泛的软件。其强大的文档处理、电子表格统计、演示文稿演示、数据库管理、电子邮件的收发等功能深受大多数办公者的喜爱。Office2016包含了多个应用组件和多个独立组件,其包含的应用程序均采用标准的功能区、快捷键,可以让用户快速实现数据的共享、文件的合并等操作,并且较以往的版本新增添了许多人性化的功能,为用户提供了便利。下面将对常用的几个程序进行介绍:
Word2016:文档编辑程序,主要用于创建和编辑具有专业外观的文档,如信函、论文、报告和小册子等。
Excel2016:数据处理程序,主要用于执行计算、分析信息以及可视化电子表格中的数据等。PowerPoint2016:幻灯片制作程序,主要用于创建和编辑用于幻灯片播放、会议和网页的演示文稿。
Access2016:数据库管理系统,主要用于创建数据库和程序来跟踪与管理信息。Project2016:项目管理程序,主要用于办公人士对项目和任务的管理,可以有效地加强协同工作的能力。它拥有全新时间轴视图,用户可以对时间轴范围进行修改,大大地提高了操作的自由度。
Visio2016:流程图绘制程序,使用它可以帮助企业定义流程、编制最佳方案、同时也是建立可视化计划变革的实用工具。
Outlook2016:电子邮件客户端,主要用于发送和接收电子邮件、记录活动、管理日程、联系人和任务等。
OneNote2016:笔记程序,主要用于搜集、组织、查找和共享笔记和信息。Publisher2016:出版物制作程序,主要用于创建新闻稿和小册子等专业品质出版物及营销素材。
Sway:是Office的全新成员,它是一款创作和分享交互式报表、演示文稿、个人故事的应用。1.1.1启动Office2016各组件启动Office2016的方法有很多种,下面介绍两种常见的从“开始”菜单启动、从桌面快捷方式启动的方法。
1“开始”菜单启动法
执行“开始>所有应用”命令,如图1-1所示。在展开的应用列表中选择相应程序即可将该程序打开(如PowerPoint2016),如图1-2所示。
图1-1打开应用列表图1-2选择应用程序
2快捷方式启动法
将Office组件的快捷方式添加到电脑桌面上后,双击该程序的快捷方式图标即可启动该程序,下面以启动Excel2016为例对其进行介绍。
步骤01执行“开始>所有应用”命令,将鼠标移至Excel2016上方,按住鼠标左键不放,将其拖动至电脑桌面,如图1-3所示。步骤02电脑桌面上出现Excel2016快捷方式图标,按住鼠标将其拖动至合适位置,随后双击即可打开该应用程序,如图1-4所示。
《高效办公利器:Unlock Your Productivity with the Latest Office Suite》 在这个信息爆炸、节奏飞快的时代,效率是决定成败的关键。无论是学生、职场新人,还是经验丰富的行业精英,掌握强大的办公软件工具,都能事半功倍,轻松应对各种挑战。《高效办公利器:Unlock Your Productivity with the Latest Office Suite》 正是为您量身打造的生产力升级指南,它将引领您深入探索微软Office办公套件的强大功能,让您告别低效,拥抱卓越。 本书并非浅尝辄止的软件功能罗列,而是聚焦于实际应用场景,通过由浅入深、循序渐进的讲解,帮助您真正掌握在日常工作中将Office软件运用到极致的技巧。我们深知,学习的最终目的是为了解决问题,提升效率,而本书正是围绕这一核心目标展开。 本书覆盖的六大核心组件,将全面提升您的工作技能: 1. Word:文档排版与内容呈现的艺术大师 在信息交流日益频繁的今天,一份清晰、专业、美观的文档是您专业形象的直观体现。《高效办公利器》 将带您超越基础的文本输入,深入探索Word的强大排版能力。 从基础到精通的排版流程: 我们将从最基础的字体、段落设置讲起,逐步深入到样式、主题、母版等高级排版功能。您将学会如何利用样式快速统一文档格式,避免反复调整,大大节省时间。 结构化文档的构建: 掌握大纲视图、交叉引用、目录自动生成等功能,轻松构建复杂的报告、论文、手册等长文档,确保其逻辑清晰、易于查阅。 提升专业性的视觉元素: 学习插入和美化图片、图表、形状,以及利用SmartArt进行可视化表达,让您的文档更具吸引力和说服力。 高效协作与版本控制: 了解修订模式、批注功能,与同事协同编辑文档,轻松追踪修改痕迹,避免信息混乱。 实用模板与自动化技巧: 探索Word内置及第三方模板,学习如何创建个性化模板,以及利用域代码、宏等实现文档的自动化处理,例如批量生成信函、套打等。 PDF导出与兼容性: 掌握将Word文档导出为高质量PDF的技巧,确保在不同设备上的兼容性,以及进一步的PDF编辑基础。 2. Excel:数据分析与可视化呈现的终极武器 在数据驱动的时代,Excel早已不再仅仅是一个表格软件,而是强大的数据分析、挖掘和可视化工具。《高效办公利器》 将带您解锁Excel的真正潜力。 数据输入的科学方法: 从数据验证、分列、合并等基础操作,到定义名称、表格(Table)功能,确保数据的准确性和管理便捷性。 函数应用的精髓: 涵盖常用函数(SUM, AVERAGE, COUNTIF, SUMIF等)以及逻辑函数(IF, AND, OR)、查找引用函数(VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX/MATCH)、文本函数、日期函数等,并重点讲解它们的组合应用,解决实际工作中的复杂计算问题。 数据分析的利器: 深入学习排序、筛选、条件格式、数据透视表(PivotTable)和数据透视图(PivotChart),让您在海量数据中快速发现规律,提取关键信息。 图表的艺术: 掌握各种图表类型的选择与制作,以及图表美化技巧,将枯燥的数据转化为直观、易懂的视觉报告。 自动化与效率提升: 学习使用宏(Macro)和VBA基础知识,实现重复性操作的自动化,例如批量数据处理、报表生成等。 数据预测与模拟: 了解趋势线、规划求解、模拟运算表等功能,为您的决策提供数据支持。 3. PowerPoint:演示文稿设计的智慧与策略 一场成功的演示,不仅在于内容的精彩,更在于呈现方式的吸引力。《高效办公利器》 将教您如何将PowerPoint打造成一个能讲述故事、打动听众的舞台。 从构思到成型的流程: 掌握演示文稿的结构设计、逻辑规划,以及如何根据受众选择合适的表达方式。 视觉设计的核心原则: 深入学习版式布局、色彩搭配、字体选择、图片和图表的美化,以及利用母版统一整体风格,打造专业、统一的演示视觉效果。 动态与互动的魅力: 学习使用动画(Animation)和切换(Transition)效果,但更重要的是,教会您如何运用得当,避免过度花哨,增强信息传达的重点。 信息呈现的艺术: 掌握SmartArt、信息图(Infographic)的制作技巧,将复杂信息可视化,让听众更容易理解和记忆。 多媒体元素的融合: 学习如何嵌入视频、音频,以及利用超链接和交互按钮,增强演示的丰富性和互动性。 演讲者视图与现场控制: 掌握演讲者视图的使用,优化您的临场表现,以及一些实用的演示技巧,确保演示过程流畅。 4. Access:数据库管理的入门与实践 在信息爆炸的时代,有效管理和利用海量数据是企业成功的基石。《高效办公利器》 将为您打开Access数据库的大门,让您掌握数据管理的奥秘。 数据库基础概念解析: 清晰解释表、查询、窗体、报表等核心概念,以及它们之间的关系,为您的数据库学习打下坚实基础。 表的设计与规范: 学习如何设计高效的数据库表结构,设置字段类型、主键、索引,确保数据的完整性和一致性。 查询的强大力量: 掌握创建选择查询、参数查询、操作查询(追加、删除、更新、创建表),以及计算字段和分组汇总,轻松从海量数据中提取所需信息。 窗体的交互设计: 学习设计用户友好的数据录入窗体,简化数据输入过程,减少错误。 报表的专业呈现: 掌握创建各种格式的报表,将查询结果以清晰、美观的方式输出,满足打印和展示需求。 简单的关系设计: 理解表之间的关联,并学会建立简单的关系,实现数据的连通与共享。 5. Project:项目管理的科学与艺术 无论是大型工程还是小型任务,有效的项目管理是确保目标按时、按质、按预算完成的关键。《高效办公利器》 将为您揭示Project在项目管理中的强大应用。 项目计划的制定: 学习如何创建项目、定义任务、设定工期,并理解任务之间的依赖关系(Finish-to-Start, Start-to-Start等)。 资源分配与管理: 掌握如何分配人力、设备、物料等资源,并进行成本估算,优化资源利用率。 甘特图的视觉化管理: 深入理解甘特图在项目进度跟踪中的作用,学会如何解读和使用甘特图,及时发现潜在风险。 关键路径法的应用: 学习识别关键路径,确保项目整体进度,并理解其对项目延期的影响。 进度跟踪与更新: 掌握如何更新项目进度,比较计划与实际,并对偏差进行分析。 项目报告与沟通: 学习利用Project生成各种项目报告,如进度报告、资源利用报告,促进团队沟通与决策。 6. Visio:流程图与组织结构的视觉化利器 在复杂的业务场景中,将流程、结构、关系可视化,能够极大地提升沟通效率和理解深度。《高效办公利器》 将带您掌握Visio的强大绘图能力。 流程图的规范绘制: 学习绘制标准流程图、数据流程图,清晰展现业务流程的每一个环节。 组织结构图的清晰呈现: 掌握如何绘制层级分明的组织结构图,明确各部门职责和汇报关系。 网络图与拓扑图: 学习绘制网络拓扑图、设备连接图,用于IT系统规划和维护。 其他实用图表: 探索Visio在电路图、楼层平面图、会议安排图等领域的应用,满足多样化的可视化需求。 模板与图形库的应用: 充分利用Visio丰富的模板和图形库,快速搭建专业图表。 图表的美化与导出: 学习对图表进行美化,使其更具专业性和可读性,并支持多种导出格式。 本书特色: 紧贴实际工作场景: 每一项技巧和功能都与实际工作紧密结合,旨在解决您在工作中遇到的真实问题。 循序渐进的学习路径: 从基础概念到高级应用,内容设计符合逻辑,让您轻松上手,逐步精通。 丰富的图文并茂示例: 大量实际操作截图和案例分析,帮助您直观理解操作步骤和应用效果。 “为什么”与“如何做”并重: 不仅教授“如何做”,更深入解释“为什么这样做”,帮助您理解背后的逻辑,从而举一反三。 效率提升导向: 贯穿全书的核心理念是提升工作效率,每一章节都包含大量提速技巧和快捷方法。 无论您是希望系统学习Office的办公新手,还是希望进一步提升现有技能的资深用户,《高效办公利器:Unlock Your Productivity with the Latest Office Suite》 都将是您不可或缺的学习伙伴。现在就开始,解锁Office的无限可能,让您的工作效率飞跃,轻松驾驭数字化时代的工作挑战!