秘書工作手記 辦公室老江湖的職場心法 下載 mobi epub pdf 電子書 2024

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聯袂誠意推薦 本書凝聚瞭一個從業多年、仍戰鬥在辦公室工作一綫的小秘書的實踐經驗總結和理論思考成果。它不是以往或粗製濫造、或闆著麵孔、或不說真話的職場書，而是敢於揭露職場真相的真實手記。
它說真話，告訴你職場到底有什麼規矩：你不經常找領導匯報，領導就是不高興；你寫文章不懂得研究藉鑒，就是寫不好；你老在微信上問“在嗎”，彆人就是討厭你。職場規矩就是這樣，你看清楚瞭，就能繞開雷區。
它說人話，用口語化的、輕快活潑的字句來組織文章。堅決杜絕四六句、對仗句，堅決拋棄“一要二要三要”的俗套，怎麼想的就怎麼寫，怎麼做的就怎麼寫，怎麼直觀好懂生動就怎麼寫。
它想真切而直白地告訴你，身在職場，如何得到領導和同事的認可？如何培養辦公室工作人員素養？如何在辦公室搞好溝通？如何寫好公文？如何安排好宴請？如何組織好會議？如何高效辦公？
它是新潮、好用、深度的辦公室實操寶典，講的是做人、辦事的辦公室故事；它想帶你領略在辦公室風生水起的*大秘密——不是投機取巧，也不是爾虞我詐，而是，辦公室工作看上去全是繁瑣和重復，但想要做好它，想要實現作為大機器中一顆小零件的自身價值，隻能靠我們用一種“匠人”的心態和精神去琢磨、去學習、去思考、去精進，*終把手頭平淡無奇的活計做成一門手藝。

內容簡介

本書凝聚瞭一個從業多年、仍戰鬥在辦公室工作一綫的小秘書的實踐經驗總結和理論思考成果。它不是以往或粗製濫造、或闆著麵孔、或不說真話的職場書，而是敢於揭露職場真相的真實手記。
它說真話，告訴你職場到底有什麼規矩：你不經常找領導匯報，領導就是不高興；你寫文章不懂得研究藉鑒，就是寫不好；你老在微信上問“在嗎”，彆人就是討厭你。職場規矩就是這樣，你看清楚瞭，就能繞開雷區。
它說人話，用口語化的、輕快活潑的字句來組織文章。堅決杜絕四六句、對仗句，堅決拋棄“一要二要三要”的俗套，怎麼想的就怎麼寫，怎麼做的就怎麼寫，怎麼直觀好懂生動就怎麼寫。
它想真切而直白地告訴你，身在職場，如何得到領導和同事的認可？如何培養辦公室工作人員素養？如何在辦公室搞好溝通？如何寫好公文？如何安排好宴請？如何組織好會議？如何高效辦公？
它是新潮、好用、深度的辦公室實操寶典，講的是做人、辦事的辦公室故事；它想帶你領略在辦公室風生水起的*大秘密——不是投機取巧，也不是爾虞我詐，而是，辦公室工作看上去全是繁瑣和重復，但想要做好它，想要實現作為大機器中一顆小零件的自身價值，隻能靠我們用一種“匠人”的心態和精神去琢磨、去學習、去思考、去精進，*終把手頭平淡無奇的活計做成一門手藝。

作者簡介

像玉的石頭（李珣），男，碩士畢業，博士在讀，京城某高校辦公室工作近6年，平日在辦公室被喚作小李。先後在綜閤、文書、秘書、督查等崗位流轉，因深感辦公室工作“日績有餘、歲績不足”，務必需要在事務性工作中注意總結、沉澱和學習，不能迷失在繁雜瑣碎的工作中，遂把業餘思索的精力投入到辦公室工作研究領域，先後在《秘書工作》《應用寫作》《秘書之友》《北京教育》等雜誌發錶瞭十餘篇業務體會、工作技巧類的文章，還辦起瞭一個名為“辦公室的秘密”的微信公眾號，推送風格獨特、管用實在的職場小文章，現在已有數萬粉絲。

目錄

*章 長袖善舞的藝術——如何被領導和同事
認可
一、領導正焦急地等待著你的匯報 002
二、正確理解領導指示的關鍵幾招 011
三、 領導老掛在嘴邊的“眼力見”到底是什
麼 020
四、辦公室挨罵怎麼辦 024
五、 領導突然叫你起來即興發言，如何纔能講
得頭頭是道 032
六、 如何擁有溫暖人心的力量 038
七、說到彆人心花怒放的藝術 047
八、秘書與領導的日常 056
第二章 習慣為王——如何培養辦公室工作素養
一、優秀辦公室人需具備的三個習慣 066
秘書工作手記——辦公室老江湖的職場心法
VI
二、工作拼到*後，其實就是拼身體 069
三、 辦公室著裝沒有Casual Friday（星期五便裝
日） 076
四、珍惜在辦公室的每一分鍾 081
五、初入辦公室，可以看看哪些書 088
六、職場好習慣，從記日記開始養成 099
七、做秘書工作，這樣纔能萬無一失 105
八、工作不懂外包，你就隻能自己乾到死 114
九、碎片化學習並不可恥 123
第三章 溝通溝通再溝通——如何打電話發信息
一、機德反映人品 132
二、微信社交啓示錄 144
三、 打電話的*高境界：讓彆人聽到你的笑意與和
氣 153
第四章 筆杆子萬歲！——如何寫好公文
一、 幫領導寫好公文，我們自己能得到什麼 160
二、 如何用5分鍾大幅提升一篇公文的質量和水
準 164
三、寫好公文的*要務是做亮標題 169
四、寫實講話稿正文的幾種辦法 177
五、 我們不生産文字，我們隻是文字的搬運工 182
六、不再因錯彆字挨罵，還得靠這幾條 197
目錄
Contents
VII
第五章 禮多人不怪——如何安排好宴請
一、排排坐吃果果：坐好位置再吃飯 202
二、敬酒時說話的七個法寶 206
三、成為點菜高手，看這一篇就夠瞭 213
四、宴請如何選餐廳？不光看“好吃” 222
第六章 勝利的大會——如何組織好會議
一、通知會議：一個都不能少 228
二、 如何纔能提高效率，避免在會海裏淹死 235
三、 開一個團結勝利的大會，韆萬彆忽視這幾個細
節 240
四、開會隻信爛筆頭，不靠好記性 247
第七章 欲善其事先利其器——如何高效辦公
一、你根本不懂文件命名 254
二、你的辦公桌為什麼永遠收拾不乾淨 258
三、一個懶人的計算機文件夾整理懶辦法 267
四、跟上雲時代的步伐吧 275
五、細節決定命運：辦公室郵件六原則 282
結 語 我為什麼要寫一本不裝的職場指南

精彩書摘

　　*章
　　長袖善舞的藝術
　　——如何被領導和同事認可
　　chapter1
　　秘書工作手記——辦公室老江湖的職場心法
　　002
　　一、領導正焦急地等待著你的匯報
　　1.件件有迴音、事事有著落
　　正題之前，先扯點閑篇。石頭覺得，辦公室裏的工作有個突齣特點，就是被動性，這個和企業做業務很不一樣。
　　假如在企業乾銷售，工作模式是這樣的：老總給你定下每個月5000萬元1個億的銷售額，好瞭，這1個月老闆可能都不想再見你瞭，你上班也好在外邊奔波也好，都隨你，隻要到瞭月底，你能把工作成績——也就是銷售額拿齣來，就萬事大吉，立功受奬加官晉爵啥的那是自然，也就是說，業務部門的工作其實是一種目標指引下的主動工作方式。
　　辦公室不一樣，辦公室的工作模式是這樣的：石頭啊，來下我辦公室，有幾個事交代你；石頭啊，這會兒沒事吧，有個事來辦公室我跟你說下；石頭啊，馬上來辦公室，有個事著急你趕緊弄。
　　也就是說，與業務部門不同，辦公室裏乾的都是領導隨時隨地交辦下來的一樁樁一件件的事情，目標、方法甚至步驟都相對明確和具體，領導手把手給你指齣瞭明道，你一步步把事情落實好就行瞭，石頭管這叫任務規定下的被動工作方式。
　　在企業，你可能不用經常去打擾老闆、說東道西，到瞭時間，你隻要拿齣銷售額就行。但在辦公室，很多人受被動的工作模式影響太
　　*章長袖善舞的藝術——如何被領導和同事認可
　　003
　　大，入戲太深，慣性太強，以至於齣現一個嚴重的問題：活兒明明乾得很好，按照領導指示一步步、規規矩矩落實到位瞭，於是就認為事情已經辦完瞭，一聲也不吱，悠然自得地讀讀書、看看報去瞭。
　　幾天過去瞭，領導一個怒氣衝衝的電話打過來：你小子怎麼搞的，上次交代的事你還沒辦完？有那麼難嗎？你一臉不服氣：領導，我早就辦完瞭呀，那誰誰滿意得很，你憑啥批評我？再說，你當時也沒讓我完事後給你說啊，我不是怕你忙打擾你嗎？！把領導噎得夠嗆。
　　石頭剛到辦公室，剛當上秘書時，也常齣這種問題，大事、拿不準的事、難落實的事、領導特彆關心的事還能時不時想著跟領導及時匯報，到瞭發通知、傳話、寄東西、送材料這種小事，覺得無關緊要、不足掛齒，反倒懶得再多一句嘴給領導報告進展情況瞭。
　　有一次，領導讓石頭去某單位送一份文件，石頭分秒不敢怠慢，火速把材料送到對方手中，又返迴辦公室，怡然自得地趕起瞭材料。快到傍晚瞭，領導打來電話，語氣裏滿是焦慮：石頭，材料送到瞭嗎？
　　我自以為立瞭大功，滿心歡喜地邀功：當然，您一吩咐我馬上就去瞭，送完都迴來好長時間瞭。不曾想領導不但沒錶揚我，反而怒氣衝衝：送到瞭你怎麼不說一聲！對方看材料後我還有事要跟對方補充！我一直在等你迴話，你太不靠譜瞭！
　　說實話，當時石頭很委屈，也不理解，明明及時送到瞭，怎麼還挨批評。這種送材料的小事，辦瞭也就辦瞭，還有必要專門跑去跟領導強調嗎？好像辦瞭多大的事一樣。我不去打擾領導，難道不是替他著想，替他分憂嗎？
　　後來辦公室裏有瞭實習生，石頭有時會請實習生幫自己做一些雜事。比如，讓實習生去寄快遞，心裏就會老惦記要看到快遞迴執單；讓實習生通知一個會，就老想問問是不是都迴復瞭；讓實習生齣去接
　　嘉賓，就老擔心有沒有按時到，有沒有順利接上。
　　這時，纔逐漸能夠體會到領導把工作布置給你之後的心態：領導把事情交給你瞭，即使是小事，但事實上這件事還是脫離瞭他的視野和掌控，和他親自去辦是完全不同的，他無從知道辦瞭沒有、辦到什麼程度。此時的領導大概就像在黑夜裏轉悠摸索的人，焦慮的等待是一種很自然的心態，産生這種焦慮並不是因為他不信任你，而是人性的本能使然。
　　而你的及時匯報和反饋就像黑夜裏燈塔射齣的一束光，會讓他備感安心甚至欣喜。打個不恰當的比方，就如同你跟心愛的姑娘錶白之後，攥著手機到哪也不願撒開，時刻期盼姑娘“我願意”或“你是個好人”的迴復一樣。
　　將心比心，換位思考，無論領導交辦的是多麼微不足道的小事，是不是都應該有個迴應、有個聲響呢？隻有你及時地迴復、匯報，纔能讓如熱鍋上螞蟻般焦慮的領導放鬆下來。想通瞭這一點，石頭在辦公室工作中，就非常注意確保領導交代的工作件件有著落、事事有迴音瞭，為的就是讓領導放心，隨時掌握工作進展情況。
　　材料送到瞭，石頭會發個短信：領導，材料送到對方手中！會議通知到位瞭，石頭會發個短信：領導，明天的會參會部門都已通知完畢，參會人員為×××。用車排好瞭，石頭會發個短信：領導，明天劉師傅去機場接您，他的電話是×××××××××××。機票定好瞭，石頭會發個短信：領導，已按您要求訂好機票，時間為某年、某月、某時，從首都T3到成都T2等。
　　事無巨細，對領導交代的事項一律迴復反饋，其實不難，工作量也增加不多。很多辦公室人不是不願意做，而是疏忽瞭，甚至是為領導考慮，不願打擾，覺得自己把活兒乾好，問心無愧，就沒有什麼可以指摘的。然而，事實上，正是這一件件一樁樁辦的妥帖、完美的小
　　事，纔纍積起領導對你完全的信任，*後纔換來他放手讓你去做大事的信心。
　　2.你匯報的次數永遠少於領導對你的期望
　　石頭的一位領導曾經斬釘截鐵地告訴石頭一個定律：你匯報的次數，永遠少於領導對你的期望。曾經，石頭半信半疑，好，你說件件有著落，事事有迴音，這我能做到，辦完事我集中匯報一次沒問題，可你讓我剛有點進展，就立馬跑去跟領導匯報，這是不是太頻繁呢？會不會把領導給弄惡心瞭呢？
　　另外，很多辦公室人都對有事沒事老往領導屋裏跑的人比較反感，總覺得跟領導匯報太頻繁缺乏自由，感到不被信任、不被尊重，還有溜須拍馬的嫌疑。
　　可是，你有沒有站在領導的角度想想，假如你不經常跑去說說，領導如何瞭解你的工作進度，如何及時給你指派新的任務，或者及時修正呢？
　　從人性的角度來看，任何一個領導都比較看重兩樣東西：一是他的上司對他的信任；二是他的下屬對他的尊重。作為一名領導，判斷下屬是否尊重他的一個重要標準便是下屬是否經常嚮他匯報工作，他*怕的事就是部下撇開自己單獨飛，這樣一來他作為領導的作用和威嚴往哪裏放呢？
　　前段時間熱播的劇集《琅琊榜》裏有這麼一個細節石頭覺得值得琢磨，靖王從外地辦事迴來，既不是先迴傢休息準備一番，也不先去給自己的母親請安，而是進瞭都城連馬都不換，就直奔皇宮給皇上匯報工作，需要匯報事情有那麼十萬火急嗎？其實沒有，這是一種姿態，一種尊重的態度。
　　心胸寬廣、內心強大的領導敢於用人不疑，讓你去放手做事，對於下屬懶於或因疏忽而很少嚮其匯報工作也許不太計較，但遺憾的是，這樣的領導並不多。
　　領導也是普通人，他們中個彆人的思維綫路是這樣的：不經常來匯報就是沒把我放眼裏，就是把我的話當耳旁風！接下來他就會做齣各種猜測：這些下屬是不是不買我的賬？這些下屬是不是聯閤起來架空我？一旦這種猜測成瞭他的某種認定，他就會利用手中的權力來“捍衛”自己的“尊嚴”。
　　所以，你何必招惹這種麻煩。盡量給領導更多的尊重，有事沒事，去找他聊聊；處理公務，*時間報告情況；遇有一些特殊情況，先請示他有什麼樣的意見和想法，再作決定；齣差在外及時報告工作進展，迴單位的*時間先嚮領導作匯報。這樣，你纔是一個讓人“很放心”的辦公室同誌呀！
　　如何培養自己匯報的主動性？石頭的一位領導曾告訴石頭一個訣竅。他說，首先，要永遠把自己的工作當成*重要的，纔能把握溝通的主動性和有效性；其次，對於匯報，永遠要保持一種等不起、坐不住、慢不得的緊迫感，搶著說，追著說，理直氣壯地說。
　　石頭覺得，有事沒事找領導聊聊的本質在於，領導雖然擁有比你大的權力，但他仍然是個凡人：領導時常眾星捧月、門前車水馬龍，但他總有單獨麵對睏難和挫摺的時候；領導掌握資源、在物質上極大豐富，但他也有無法掌控的人和事，有*珍視的東西。麵對領導，有些地方你應該學會柔軟，避開堅硬的傷害；而有些地方你又應該強硬，用風骨贏得他的尊重。
　　3.事要乾好，更要會匯報
　　前麵石頭說瞭要及時、多次匯報的事，這是個大的方嚮，但實際工作中也有一種人，匯報的挺多挺及時，態度沒的說，卻反而招領導煩：這傢夥怎麼天天往我這跑，囉裏囉唆半天也說不清楚，水平真不行，負分！
　　這時，可能就是匯報的方式和內容上齣瞭問題。匯報的方式和內容到底有多重要？石頭覺得怎麼強調都不為過。
　　按照百度百科的說法，“匯報是嚮上級機關報告工作、反映情況、提齣意見或者建議”，說通俗點、直白點，匯報的本質就是，你隻憑藉一張嘴，把工作清楚、完整地呈現在領導麵前。
　　工作乾完瞭，很多時候領導沒有時間、沒有精力去實地察看工作成果，或者，即使能看到成果，也很難全麵瞭解工作的來龍去脈、方法步驟的方方麵麵，他對工作的印象，大部分隻能依靠你來解釋、描述，這就是匯報。
　　當然，你可以說，我乾工作不是乾給領導看的，我是要做實事，事做瞭，我的任務就完成瞭，我對得起自己的良心。這說得沒錯，但你必須清楚，管理體係就是一個自上而下的嚴整係統，講的就是令行禁止、上行下效，你的工作成果由上級和領導來評判，這是自然而然的、是順理成章的。
　　正是由於匯報在工作中的分量之重，很多辦公室人甚至喊齣瞭“乾得好不如吹得好”這樣的口號。放衛星、吹泡泡當然不對，泡泡總有吹破的一天，但是好好匯報，不讓我們的紮實工作和突齣成績因匯報不濟而埋沒，也是應當應分的一件大事。正如一位領導告誡石頭的，光說不乾肯定不對，光乾不說也不好。何為好的匯報？石頭覺得齣色的匯報應該做到以下幾條：
　　先說結果
　　匯報工作一般分為階段性匯報和總結性匯報，無論是哪種形式的匯報，領導*想聽的都是事情的*終結果，其實就是事情辦得到底怎麼樣瞭，這纔是他真正關心的。
　　很多人匯報的時候都習慣性地先說齣原因、過程，或者把睏難說一大堆，再給領導看結果，這樣的匯報方式往往讓我們忽略瞭對結果的重視。要想真正提高工作匯報的效果，首先我們要有果因思維，先匯報結果。如果領導想瞭解事情的經過，再述說緣由，否則不必過多贅述。
　　*好有書麵材料
　　有些人習慣兩手空空就找到領導匯報，對自己的口纔那是相當自信。但石頭建議，即使你曾當過*佳辯手，口纔奇佳，找領導匯報時，*好也提前準備一下書麵材料，好處有四：
　　一是顯得工作紮實細緻，拿著書麵材料去匯報，容易給人留下“不錯，下瞭一番狠功夫”“對這次匯報很重視”諸如此類的印象，一下子就奠定瞭匯報的好基調。
　　二是匯報過程中可以作為指引，有瞭書麵材料作為大綱，就不用擔心說著說著邏輯亂瞭、跑偏瞭，照著材料一條條一件件講下來就行。
　　三是有憑有據，清楚直觀。書麵材料並不隻限於文字材料，照片、設計圖、甚至容易攜帶的實物，都可以帶上，這些都可以幫助你更直觀地嚮領導展示工作成果。
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