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伍昊著

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發表於2024-12-24

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圖書介紹

齣版社：北京聯閤齣版公司

ISBN：9787550235441

版次：1

商品編碼：11552965

包裝：平裝

開本：24開

齣版時間：2014-10-01

用紙：膠版紙

頁數：272

字數：292000

正文語種：中文

圖書描述

編輯推薦

　　暢銷20萬、連續2年長居計算機類圖書排行前3的《你早該這麼玩ExcelⅡ》升級來襲！

　　◆如果讀完伍昊的《你早該這麼玩Excel》後心裏癢癢的，想立馬開始動手做幾張“無敵神錶”，那麼《你早該這麼玩ExcelⅡ》將助你一臂之力。

　　◆《你早該這麼玩Excel》中驚鴻一瞥的關鍵技巧——函數、名稱、有效性和條件格式，在本書中將悉數登場，用詳盡的操作案例一一呈現Excel實戰法門，助你將無敵內功使齣來！

　　◆Wi-Fi版帶來的不僅是“升級加新”的技法猛料，更能讓你體驗紙質、電子的跨界快感。輕掃二維碼，立刻接入網上免費課程體驗、伍昊技法碎碎念，更有錶格模闆下載，讓伍昊手把手教你搞定錶格難題。

內容簡介

　　“錶格他哥”伍昊再度齣手，帶來“異想天開”的五套戰法，打破從職位到行業的職能界限，讓工作輕鬆對號入座；打通從心法到招式的關鍵穴道，讓天下沒有難做的錶。掌握“五套戰法”，你的職業生涯就不再為工種所限製。你的專業，就是這一全球通用的專業——Excel。
　　拯救瞭50萬錶哥錶姐的《你早該這麼玩ExcelⅡ》酷炫升級，帶來更多技法猛料、心法嘮叨，更能輕掃二維碼看視頻、讀文章、下源錶，告彆舊時代的閱讀體驗，讓你的效率和功力再度升級。

作者簡介

　　伍昊，《你早該這麼玩excel》係列書作者，非常受讀者認可的Excel培訓講師。曾擔任卓越中國項目（Fusion）運輸部經理、李寜公司北京區域中心業務流程優化項目負責人、明基公司全國第三方物流供應商管理係統重建項目負責人。

精彩書評

　　如果說彆的Excel教材是圍繞著具體的任務來講Excel的話，那伍昊的書則是圍繞著數據來談，所以他會站在一個相對來說更高也更為普遍的層麵來看。數據是統攝所有Excel的王者，而不同的任務隻是數據的一個個具體麵嚮而已。作者幫助讀者把眼光放到數據上，是從“大處著眼”，那麼具體任務就是從“小處著手”瞭。

　　——豆瓣讀者 raven1988

　　與充斥市場的很多Excel圖書不同，擺在我麵前的一本Excel新作，更像一名實力唱將。作者把日常工作中大量重復齣現的Excel錶格，用心地提煉為若乾類彆，然後逐一庖丁解牛般詳細娓娓道來，並把關係數據庫二維錶格的技術派原則貫穿其中，整體讓我驀然萌生“一覽眾山小”的總體觀感。當一個Excel用戶以科學的角度去布局自己的Excel錶格，這個電子錶格軟件的強大潛力方可得到釋放，自己的工作效率纔能獲得質的提升。——而麵前這本書，顯然有實力充當這個突破進程中的金手指。

　　——來信讀者 Epping

　　《玩I》帶給我較大的收獲毫無疑問是“三錶概念”。就好比練功，學好三錶相當於陡增30年功力，要是再學會一些具體的招式，那就威力無比瞭。正好，有瞭《玩II》。盡管我已經有多年Excel使用經驗，還是覺得這兩本書對我很有啓發。感謝作者。

　　——微博讀者 @張師傅微評論

精彩書摘

　　第1章 “懶人”眼中的Excel

　　第1節把Excel當係統

　　當你麵對一個空白的工作簿時，先彆急著往裏麵填內容。Excel可不是電子版的記事本，每張工作錶也不應該孤立存在。要知道，它其實是一個小型的數據處理係統，以係統的思維、看待它，方能領悟製錶、用錶的一般規律。在我身上，這個方法屢試不爽。

　　最“荒謬”的三錶概念

　　三錶概念源於我的鬍思亂想。在與Excel打瞭多年交道的某一天，我忽然想要弄明白，為什麼新建的工作簿默認為三張工作錶，而不是兩張或者四張（如圖1-1）。結閤自己做錶的經驗，以及使用係統和參與係統設計的體會，我發現，三張錶纔能構成一個完整的數據管理體係，缺一不可。從功能上劃分，它們分彆是分類匯總錶、源數據錶和參數錶，這就是三錶概念。此時我恍然大悟，這竟然正是我一直遵循的製錶、用錶方法，隻不過到現在纔提煉齣一個可以說得明白的概念來。

　　這個概念之所以被我形容為“荒謬”，是因為它並非由官方公布，僅代錶我個人的觀點。究竟是巧閤，還是微軟有意為之，我不得而知。但無論怎樣，三錶概念讓我掌握瞭使用Excel的核心，並讓本來單薄的工作錶變得立體起來；也使我對錶格的思考不再停留於技巧層麵，而是站在瞭數據結構和數據關係的高度上。

　　最靠譜的錶格結構

　　三錶概念的重點在於三張工作錶所代錶的不同意義。根據工作流程和目的來看，拋開查詢和對比不談，與數據打交道無非要做兩件事：記錄數據和分析數據。在這個過程中，還涉及數據記錄時的準確率和效率等問題。

　　源數據錶的用途是存放所有的數據明細，所以錄入的動作應該在源數據錶中完成；分類匯總錶裏體現的是數據的分析結果，這些結果往往隻起到展示的作用，而不用在分類匯總錶中進行過多的操作；參數作為輔助數據，通常被源數據錶和分類匯總錶所引用，它同時也為數據的準確錄入提供瞭保障，這部分數據存放於參數錶中。

　　我們隻需要規範地填寫好源數據，就能通過各種技術手段自動獲得分析結果。如圖1-2所示，這是利用三錶概念製作的“車輛情況使用錶”。其中，參數提供瞭“所在部門”錄入時的選項，最大程度避免瞭由於人為失誤造成的數據錄入錯誤；源數據逐條記錄瞭車輛使用的詳細情況；分類匯總結果不是靠手工做的，而是通過源數據自動生成的。

　　三張錶中，唯一需要手工打理的是源數據錶，它是三錶概念的核心，是一切分析結果的來源，也是最重要的數據資料。

　　緻，有理念做支撐，纔可以將實踐引嚮正確的方嚮。想也不想就埋頭苦乾，隻會事倍功半甚至前功盡棄。瞭解三錶，就能瞭解數據之間的關係，以及工作的進程。先有準確、規範的基礎數據，然後纔談得上數據分析，這兩個步驟缺一不可，但也不能混為一談。“錶”哥、“錶”姐們往往忽略瞭這個關鍵，沒日沒夜糾結於“製作”各種分析結果，到頭來得到的卻隻是一堆一次性報錶，時間就在這些無效而又痛苦的重復中，白白浪費瞭。

　　“調皮鬼”搗蛋——默認兩張錶

　　調皮鬼是一枚熱愛Excel的小高手，他總能從彆人覺得枯燥的事情中找到遊戲的樂趣，因為Excel對他來講是一個可以捉弄人的大玩具。當聽說三錶概念源自默認三張工作錶之後，愛搗蛋的他硬要讓新建的工作簿默認為兩張工作錶。隻見他偷偷地在“工具”→“選項”→“常規”中，修改瞭一下“新工作簿內的工作錶數”（如圖1-3），於是陰謀得逞。

　　第2節天下隻有一張錶

　　理清瞭源數據和分析結果的關係，也知道源數據錶是三錶的核心，那這張至關重要的錶到底應該長成什麼樣子呢？作為一張優秀的源數據錶，錶中的數據應該描述簡潔、字段完整、錄入規範、邏輯關係清晰。行業的不同、崗位的不同、工作任務的不同，隻會使數據內容不同，但並不影響錶格的設計以及數據記錄的方式。所以，從樣式上講，天下其實隻有一張錶，這就是“天下第一錶”。

　　以“不變”應萬變

　　汽車行業使用的錶格與餐飲行業使用的錶格有什麼不同嗎？

　　行政部和銷售部使用的錶格有什麼不同嗎？

　　現金日記賬和現金流量錶有什麼不同嗎？

　　如果你曾經認為以上這些錶格應該各不相同，那很遺憾，在未來與錶格打交道的漫長日子裏，你必須不斷學習新的錶格樣式，並且無法將過往的經驗應用於新的環境之中。其實，隻要換個角度看待這些錶格，你會發現，它們全都一樣。

　　汽車行業關注車型和車價，餐飲行業關注菜名和菜價，數據屬性是一樣的！

　　行政部關注耗材名稱和數量，銷售部關注産品名稱和銷售數量，數據屬性也是一樣的！

　　現金日記賬關注科目和金額，現金流量錶也關注科目和金額，數據屬性還是一樣的！

　　將這個概念擴展到全天下也同樣適用：美國人用的錶和印度人用的錶隻是語言不同，500強用的錶和雜貨鋪用的錶隻是數量級不同，上級用的錶和下級用的錶隻是數據的機密程度不同……

　　於是，我們發現，可以用相同的錶格樣式、相同的數據記錄方法（如圖1-4），來應對各式各樣的工作需求。有瞭“天下隻有一張錶”的認識，將大大降低你學習Excel的難度，也能讓你過往的經驗在新的環境中依然有價值。

　　能成為“天下第一錶”的源數據錶必須具備以下幾個條件：

　　一維數據——隻有頂端標題行，沒有左端標題列；

　　一個頂端標題行——隻有第一行是標題（即下文提到的字段），從第二行開始就是數據；

　　沒有閤並單元格——不能齣現任何形式的閤並單元格；

　　連續的數據——數據區域中不能齣現空白單元格、空白行，以及空白列；

　　準確的數據內容——大緻包括完整的字段、一緻的描述，以及分列記錄的數值與單位。

　　懶人夢話

　　一朝學會，終生受益。這不是汽修學校的廣告，而是Excel的心聲。無論你是誰，服務於怎樣的公司，在做怎樣的工作，隻要用好Excel，你就掌握瞭一項全球通用的技能。

　　以不變生“萬變”

　　擁有瞭完美的源數據以後，你就可以通過Excel各種強大的數據處理功能使其變化萬韆。除瞭運用分類匯總的“神器”——數據透視錶（如圖1-5）以外，掌握函數（如圖1-6）和相應的菜單功能也是玩轉三錶必不可少的手段

　　要始終堅信一點，分析結果應該“變”齣來，絕非靠手工一點點“做”齣來。初學時，你可以說不懂具體技巧的運用，但一定不能說因為Excel做不到，於是自己就傻乎乎地埋頭瞎乾。

　　懶人夢話

　　知道自己不懂不可怕，不知道自己不懂纔真正可怕。前者頂多沒有學習的動力，但至少有清晰的目標，後者卻將低效視為常態，隻能在矮子裏充高個兒。

　　第3節造智能錶格，享“懶人”幸福

　　掌握瞭Excel設計和使用的核心理念之後，隻需要輔以幾個關鍵性技巧，就能玩轉這個看似復雜，或許還有點高深莫測的桌麵數據處理工具。就技術實現的環節，二八原則依然有效，雖然Excel能做的遠遠超齣我們的想象，但迴歸到最普遍的工作需求，使用少量常用的技巧即可打造齣智能錶格，並完成80%的錶格工作。讓我們先預覽一下。

　　授權E錶，坐享其成

　　用過企業係統的朋友應該知道，由於限定瞭條件，在係統中犯錯的概率相對較低。我的意思是，在這樣的係統中，王老五隻能被選為“王老五”，而不會變成“王老伍”。但在Excel中，源數據卻常常由於描述不一緻而慘遭破壞，並造成嚴重的後果，比如數據整個作廢。想要彌補也不是不行，輕則，一個人加班加點修正數據；重則，上下級單位幾十號人集體大戰Excel。通常，數據來源越復雜，這種現象越明顯。就算三令五申要求數據提供者不許犯錯，也無濟於事，錯誤的數據依然源源不斷地齣現。

　　其實，Excel本身是有法子的，稱之為“數據有效性”，主要用於參數錶和源數據錶之間的互動（如圖1-7）。通俗地說，就是隻有滿足瞭限定的條件纔允許在單元格中錄入。你可彆小看這個功能，於管理，它意義非凡；說操作，它可深可淺。

　　根據不同的案例，在後麵的章節我將為大傢介紹一級有效性、二級有效性，以及數據依次錄入等技巧的實現。

　　妙招生花，事半功百倍

　　按照正常的流程，我們應該先做源數據，再變齣匯總結果。但有時候迫於無奈，隻能得到匯總結果，而沒有源數據，並且在這種情況下，還被要求對多個匯總結果進行再匯總（如圖1-8）。既然無法改變“存在即閤理”的殘酷事實，那麼就隻能想辦法提高自己的能力瞭。

　　對數據進行批量處理是Excel的強項，哪怕是我們熟悉得不能再熟悉的SUM函數，也能在這類工作中發揮齣極其強大的批量處理能力，從而使不可能的匯總變為可能。

　　我從上百種Excel技巧中，精心挑選瞭最常見也最震撼的批量處理技巧，足以讓你為之瘋狂。把它們搭配在五類錶格的案例中，你就能真正體會到Excel無窮的魅力。

　　一技傍身——工作錶間的快速切換

　　在多個工作錶中反復切換，最有趣的方式莫過於使用快捷鍵：切換到下一個工作錶按Ctrl+PgDn，切換迴來則按Ctrl+PgUp。

　　不變的追求：牽一發而動全身

　　在與Excel相關的資料中，經常能看到“牽一發而動全身”這個說法。這是Excel的精髓，也是我認為的最高境界。我對它的理解是，如果一個單元格的數據涉及十個匯總結果，那麼當它發生變化的時候，與之相關的所有結果都相應地發生變化，這纔是真正的“動全身”。也隻有這樣，纔能保證數據同步更新，並得到最準確的數據分析結果。

　　就三錶概念而言，源數據錶中某單元格的變化，應該導緻同一行關聯單元格的自動變化，同時使分類匯總錶中相應的匯總數據發生變化。要實現這種設想，所用到的技能非函數莫屬。

　　很多人都曾經麵臨過一個難題：當源數據錶中“有東西進齣”時（這個東西可以是辦公用品、庫房的商品、資金等），如何纔能得到當前庫存數和期初、期末庫存數？運用SUMIF函數的動態引用，恰好能完美地解決這個問題，從而讓Excel自動為我們提供最直觀的庫存現狀（如圖1-9）。

　　不僅如此，還有更多“牽一發而動全身”的思路和操作方法將在後麵詳細地介紹給大傢。

　　懶人夢話

　　“牽一發而動全身”是懶人偷懶的終極目標，但對於缺乏興趣和時間鑽研Excel技巧的“錶”哥、“錶”姐們，隻要能在自己的工作中玩轉數據之間的關聯，也就足夠瞭。至於掌握技巧的多與少，其實並不那麼重要。畢竟，Excel也隻是一個工具，而非工作的全部。

　　第2章藉雙慧眼識源錶

　　第1節認準主角是關鍵

　　每一張源數據錶都有一個主角，與之同行的數據負責講述主角的故事，至於故事情節，則由該錶所涉及的工作流程和目的而定。於是，當我們從無到有新建一張源數據錶時，認準主角就成瞭關鍵。

　　先看一個最簡單的例子，一張采購明細錶。顧名思義，既然是采購明細，采購的貨品自然應該是主角。而整張錶的設計則圍繞采購事件展開，於是就有瞭什麼時間采購的、嚮誰采購的、采購瞭多少、采購的單價這些字段（如圖2-1）。

　　下麵增加一點難度，我們來設計一張美容院用的錶格。設計的時候，首先要瞭解美容院的業務情況：客人來店裏消費，有技師為其提供服務，美容院有各種消費項目，每個項目對應不同的産品，技師推薦産品有提成。從以上的描述可以看齣，在這個案例中，主角明顯不止一個，客人、技師、消費項目、産品都可以成為主角。但是與電影不同，源數據錶隻允許有一個主角，而故事情節必須圍繞該主角進行。所以，在設計這張錶的時候，需要認真分析美容院的工作流程和目的，以便準確地找到那個關鍵的角色。

　　根據工作目的，如果關注各種消費項目的情況，就應該以消費項目為主角；如果關注産品售賣的情況，就應該以産品為主角……依此類推。可是從流程來看，是客人到店後纔引發瞭後續的商業活動，假設選擇瞭産品作為主角，用産品去對應客人，那麼數據發生的順序就顛倒瞭，錶格反而會影響美容院的正常工作流程。所以，在這個案例中，以客人為主角纔是最適閤的（如圖2-2）。

　　細心一點你就會發現，即使是以客人為主角，這張錶所提供的數據依然能對消費項目、産品、技師進行分析。原因是，它們與主角同在一個故事當中，而Excel有辦法處理故事中的任意片段。

　　懶人夢話

　　用數值和字母組成的唯一代碼，來替代容易重復的中文“主角”，將為後續的數據處理帶來不少便利。

　　第2節火眼金睛挑毛病

　　僅僅認準瞭主角還不夠，還得學會辨認源數據錶的品質。也許是長期的使用習慣，或者是過分誇大瞭天下隻有一張錶的概念，要不就是還未掌握相關的技巧，在你的源數據錶中，可能還存在以下這些缺陷。

　　常有一列錄序號，殊不知畫蛇添足

　　迴想一下你的錶格，第一列是否也是“序號”（如圖2-3）？

　　這種做法非常常見，雖然大傢可能並不清楚為什麼要這樣做，卻一直保持著這個習慣。我也真不能告訴你這就是錯的，相反，它還是還原數據初始順序的一種技巧。

　　我們都知道，在錶格中按某個字段進行排序以後，數據的初始順序就被打亂瞭。如果數據本身不是以日期作為排序依據，想要還原幾乎是不可能的。可彆告訴我你玩的是“撤消”（Ctrl+Z），請韆萬記住，它十分不可靠。假如在排序之前製作一個輔助的序號列，像圖2-3所示那樣，就能讓Excel記住數據初始的位置。

　　可據我所知，大多數人並不是帶著這個目的來做序號列的。而且，數據的初始順序通常是以日期為依據。這樣的話，序號列就顯得畫蛇添足瞭。

　　一技傍身——快速生成序號列

　　利用Excel對數字規律的判斷，以及參照相鄰列快速復製的特性，當有需要時，即使在龐大的源數據中，也能快速生成序號。